¿Cómo se ve la eficiencia en el lugar de trabajo ahora?

Considerando los eventos recientes, todos podemos estar de acuerdo en que la mayoría de nosotros extrañamos los eventos deportivos. Y aunque no seas un fanático de los deportes, puedes notar la falta de juegos en la televisión. Con COVID-19 interrumpiendo casi todos los deportes, los principales medios tuvieron que modificar sus transmisiones repitiendo viejos juegos o hablando de lo que será el futuro de los deportes. ¿Habrá aficionados que asistan? ¿Nos distanciaremos socialmente? ¿Acortarán o cambiarán la temporada?  Todas estas son preguntas válidas que impregnan muchos aspectos del nuevo mundo en el que vivimos, pero seamos realistas: todos nos estamos cansando de escucharlo.

Entonces, ¿por qué estamos sacando el tema de nuevo?, lo explica el autor de este texto, Chas Fields, HCM Strategic Consultant de Kronos. Aunque creemos que gran parte de la conversación sobre COVID-19 ha seguido su curso, una cosa que los medios de comunicación que mencionamos han mostrado durante este tiempo es la agilidad al cambiar su estrategia y proporcionar al mundo contenido de sus propios espectadores. Desde tomas de trucos, pasando por la imitación de jugadores, hasta la difusión de atletas profesionales que juegan videojuegos, la industria del deporte se ha adaptado a las circunstancias. Lo que hace que esto sea una locura es que no han logrado recaudar mucho dinero y en algunos casos, nada. Han tomado material gratuito y han retransmitido los mejores momentos para que el mundo los consuma.

Entonces, ¿cómo se relaciona esto con Recursos Humanos y la forma en que trabajamos en general?

Las organizaciones se están reabriendo lentamente en todo el mundo, y gracias a los impactos económicos a los que todos nos hemos enfrentado tenemos nuevos retos por delante. Prevalecen el tema de los grandes ingresos: “sigue haciendo más con menos» y la evolución del negocio más allá de la crisis. Teniendo en cuenta las historias de innovación con las que abrimos, vamos a hablar un poco más sobre la maximización de la eficiencia en el lugar de trabajo, identificando las formas en que la tecnología de RR.HH. puede ayudar y destacando por qué una sólida experiencia del empleado sigue siendo crítica, aunque pueda requerir una perspectiva diferente. Si ha tenido que cambiar su estrategia, apretarse el cinturón en las finanzas de su organización, controlar los costos, eliminar programas y despedir o cesar a empleados, esta información le interesa.

Evaluar la eficiencia para maximizarla es el punto de partida

Al enfrentarse al actual aumento de trabajo con menos personal para manejarlo, debe reajustar las expectativas e identificar cualquier laguna que impida la entrega de su producto o servicio. Este no es un concepto nuevo. Sin embargo, debemos ser cautelosos para que estas decisiones no afecten negativamente a nuestros empleados. En el pasado, nuestro equipo ha trabajado con organizaciones recorriendo un mapa de procesos para entender qué actividades clave se están llevando a cabo en diferentes áreas. Esto implica centrarse y catalogar los pasos absolutamente necesarios para completar un proceso de principio a fin.

Junto con el mapa del proceso, es importante saber quién está haciendo qué y cuándo. A menudo utilizamos un gráfico RACI para esto en nuestras consultas para asignar a los empleados a las tareas específicas que necesitan ser completadas. Este también es un buen momento para aprovechar el sistema de gestión del capital humano (HCM) para obtener registros de habilidades, capacitaciones y certificaciones para sus empleados y asegurarse de que no haya brechas que justifiquen una auditoría o que puedan crear problemas de seguridad.

¿Y qué pasa si a través de este proceso encuentra que ha despedido o dado de baja a un empleado que tiene un conjunto de habilidades específicas que se necesitan para completar las tareas clave en su proceso?  Esta es una lección difícil de aprender.  Puede que no tenga la habilidad de traer a este colaborador de vuelta.  Tendrá que adaptarse rápidamente proporcionando el entrenamiento necesario si pone a un empleado recién asignado en esa posición.  Para el futuro, es importante desarrollar un plan que le permita mejorar o volver a capacitar a los empleados que ha programado para trabajar.

El seguimiento del trabajo añade validez a sus resultados

Desafortunadamente, hacer más con menos no significa que ya no tengamos que hacer un seguimiento de las horas extras o de los costos de mano de obra. Nuestro objetivo es maximizar la eficiencia y la productividad.  Por eso es necesario asegurarse de tener un acceso completo y en tiempo real a los datos de las personas que valide tanto los informes de tiempo como las actividades y tareas. La comparación rápida de quién está completando qué actividad o tarea a la mayor velocidad le dará una idea de quién necesita ser asignado a qué trabajo. Esto ayudará a impulsar la rentabilidad al tiempo que se identifican las lagunas en el proceso completo.

Además, los empleados pueden tener una sensación de inquietud en cuanto a la salud y la seguridad de volver a la oficina. Una forma de aliviar sus temores es utilizar una herramienta de rastreo de contactos que pueda ayudar a mitigar futuros brotes antes de que se extiendan por toda la empresa. Esto también le ayudará a ser eficiente en el manejo de los impactos de la pandemia en su organización, a proteger a los empleados que puedan haber estado expuestos, y a reorganizar los recursos para cubrir cualquier ausencia que resulte del rastreo de contactos.

El autoservicio de los empleados se convierte en algo primordial
La gente es resiliente. Lo hemos comprobado al observar cómo se han adaptado a trabajar de manera remota, al distanciamiento social y a seguir otras reglas que se han establecido. Pensando en febrero de 2020, nunca hubiéramos considerado que llevar mascarillas en lugares públicos sería una nueva norma social sólo unas semanas después.

Las exigencias a los líderes de las empresas son mayores que nunca, y esto es especialmente cierto en el caso de los departamentos de recursos humanos. En el pasado, hemos hablado acerca del costo de no hacer nada en Recursos Humanos en términos de resistir el impulso de conformarse con procesos anticuados en lugar de cambiarlos. Este tipo de inacción era frecuente cuando las empresas se daban el lujo de operar en tiempos no disruptivos, pero ahora, en muchos casos, los departamentos de recursos humanos se han visto obligados a hacer cambios incluso más rápido de lo que podrían haber esperado, por lo que realmente no hay lugar para la desidia. Esta área ha tenido que adaptarse, crecer y gestionar el cambio a un ritmo sorprendentemente rápido, lo que resalta la importancia de la delegación unida a la automatización.

El tiempo y los recursos limitados hacen que las iniciativas de autoservicio de los empleados sean más importantes que nunca. Ahora es un buen momento para hacer un inventario para asegurar que sus empleados tengan las herramientas necesarias para obtener respuestas inmediatamente cuando las necesiten. Lo ideal sería que pudieran hacer cosas como intercambiar sus turnos, solicitar tiempo libre, comprobar su rendimiento, ver la información sobre el pago, obtener sus beneficios, solicitar una licencia y cualquier otra actividad típica desde un solo lugar en cualquier dispositivo.

Tratar a los empleados como consumidores en términos de la tecnología con la que se les apoya ayuda a proporcionar una experiencia positiva, algo que la fuerza laboral moderna espera. También sirve para dar a los empleados el control sobre su información, al tiempo que elimina las cargas administrativas de los departamentos de recursos humanos y los gerentes de personal por igual, de modo que usted tiene tiempo para centrarse en la adaptación de sus estrategias para adaptarse a las nuevas realidades del trabajo.

La experiencia de los empleados sigue siendo importante

Garantizar que los empleados dispongan de las herramientas físicas y digitales que necesitan para tener éxito en su trabajo es una de las partes más importantes de la promoción de la eficiencia en el lugar de trabajo. Echar un vistazo a sus métricas. ¿Ha visto disminuir la producción? ¿La producción de trabajo que antes era aceptable, está constantemente faltando a la calidad? Este podría ser un problema en el que los empleados podrían carecer de recursos para hacer su trabajo correctamente. Configurar a los empleados para que fracasen en su trabajo al no asegurarse de que tienen lo que necesitan para tener éxito puede tener resultados nefastos para la empresa. Afortunadamente, hay herramientas para ayudar.

Otro aspecto crítico para mantener y asegurar la eficiencia en el lugar de trabajo es tener la certeza de que se está utilizando una estrategia de gestión basada en las personas. El cambio es difícil, y no todos lo manejan bien. Los últimos meses han traído cambios increíbles y circunstancias de trabajo únicas, pero los empleados comprometidos en última instancia todavía hacen el trabajo mejor que los que no lo están.

Conclusión: El resultado final es hacer que el cambio tenga significado

En nuestra experiencia trabajando con Recursos Humanos, nóminas, operaciones y gerentes, el cambio no siempre es fácil de aceptar o adaptar. Honestamente, ¿quién disfruta realmente del cambio? No sólo hable con sus gerentes para saber como están, sino asegúrese de que éstos se toman el tiempo para recibir la retroalimentación de su equipo. Escuchar la voz del empleado debería permitirle a usted y a sus gerentes tomar decisiones más rápidas y cambiar de dirección en los siguientes días. No queremos perder a un empleado de calidad debido a que le causamos una experiencia laboral negativa porque no preguntamos cómo le ha afectado el cambio en su trabajo.

Reconocemos que es un momento estresante para todos. Tomarse el tiempo para comprobar las medidas de eficiencia en el lugar de trabajo puede ayudar a aliviar las futuras cargas al tiempo que evoluciona el mundo laboral post-pandémico. Si necesita más ideas sobre cómo hacer esto o lograr otros objetivos estratégicos, le invitamos a visitar el sitio de recursos de Kronos para obtener más información y conocimientos.

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